Bảo dưỡng thiết bị phòng thử nghiệm

Prasanna Tamarapu Parthasarathy, một nhà quản lý phòng thử nghiệm nghiên cứu tại Trung tâm Ung thư Memorial Sloan Kettering, ví thiết bị phòng thử nghiệm với xương sống của bất kỳ dự án thành công nào. Không có các công cụ hoạt động đúng vị trí, bạn không thể hoàn thành công việc của mình. Cô giải thích, có một số thiết bị mà chúng ta sử dụng hàng ngày. Nếu bất kỳ một trong số này bị hỏng, toàn bộ công việc thử nghiệm sẽ bị ngừng trệ, dẫn đến hiệu ứng domino.

Vì vậy, điều quan trọng đối với các nhà quản lý phòng thử nghiệm là giữ cho thiết bị được duy trì trong tình trạng tốt nhất để tránh lãng phí thời gian và chi phí sửa chữa tốn kém. Trong khi các nhà quản lý phòng thử nghiệm chịu trách nhiệm cuối cùng về hiệu quả hoạt động, Parthasarathy nhận thấy rằng, bảo trì thiết bị là sự cố gắng nỗ lực của cả nhóm. Điều này có nghĩa là những người có liên quan cần ở đúng vị trí và đúng thời điểm.

Trong phòng thử nghiệm, Paris Gray, một nhà quản lý phòng thử nghiệm nghiên cứu tại Đại học Florida và đồng sáng lập trang web của trường Đại học trong phòng thử nghiệm khuyên rằng, một chương trình bảo trì thiết bị hiệu quả nên bắt đầu bằng việc đào tạo và đưa vào hoạt động của các thành viên phòng thử nghiệm. Cô ấy nói, điều này bao gồm việc học bắt bệnh, xử lý thiết bị và phải làm gì nếu một thiết bị nào đó bị hỏng hóc

Lezlee Dice, một nhà quản lý phòng thử nghiệm tại Đại học Tennessee-Knoxville cũng nói rằng, giám sát bảo trì thiết bị là công việc hàng ngày. Cô giải thích: người quản lý phòng thử nghiệm cần duy trì hoạt động trong phòng thử nghiệm và thiết lập các kênh giao tiếp mở với các thành viên trong nhóm để nhắc nhở họ về trách nhiệm của mình và phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Cô cảnh báo, nhằm ngăn chặn việc hình thành một môi trường mà nhân viên thử nghiệm sợ gặp rắc rối nếu họ báo cáo sự cố về thiết bị. 

Trong khi Lucy J. Towler, giám sát viên phòng thử nghiệm tại American Acryl, từng làm việc trong các phòng thử nghiệm khác nhau với các quy mô và chức năng khác nhau nhấn mạnh rằng, các biện pháp quản lý phòng thử nghiệm tốt nhất là áp dụng chương trình bảo trì thiết bị giống nhau, bất kể bạn làm việc ở đâu.

Nguyên tắc của cô ấy là để giữ cho phòng thử nghiệm gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này cần lâu dài để ngăn chặn ô nhiễm hoặc sự cố tràn có thể làm hỏng thiết bị. Towler cũng có liên quan đến toàn bộ nhóm phòng thử nghiệm đã yêu  cầu các kỹ thuật viên tại cơ sở phải hàng tuần luân phiên nhau điền vào danh mục kiểm tra phòng thử nghiệm, người sau đó báo cáo bất cứ tình trạng nào với cô ấy.

Danh mục kiểm tra này bao gồm các thành phần liên quan đến hoạt động của thiết bị, quản lý chất thải và các mặt hàng an toàn. Đồng thời cũng thực hành tốt nhất để đưa các hệ thống vào vị trí, sắp xếp thời gian thực hiện bảo trì phòng ngừa. Có thể bao gồm kế hoạch thực hiện các công việc thông thường và nhắc nhở về các hạng mục bảo trì phòng ngừa thường xuyên. Ví dụ, khi tủ đông phòng thử nghiệm của Grey-80C gần như bị hỏng từ hơn một thập kỷ trước, cô ấy đã thiết lập lịch nhắc hàng tháng để thực hiện bảo trì cần thiết (ví dụ: kiểm tra bộ lọc hút bụi, con dấu) để tránh các thảm họa xảy ra trong tương lai. Cô đã bị mắc kẹt với lịch trình kể từ đó.  

Vì trách nhiệm, Dice tiếp tục đề xuất sử dụng các tấm bảng cập nhật thiết bị, đặc biệt là cho các thiết bị đặt trong các cơ sở dùng chung. Thông tin này cùng tài liệu sử dụng để chứng minh sự cần thiết phải hỗ trợ sửa chữa hoặc thay thế trong tương lai và ai sẽ phải trả phí hoặc các chi phí liên quan khác.

Trách nhiệm bảo trì thiết bị mở rộng ra ngoài phòng thử nghiệm đến các bộ phận khác, tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức nội bộ và chức năng chồng chéo hoặc nhiệm vụ giám sát. Điều bắt buộc đối với các nhà quản lý phòng thử nghiệm là duy trì liên lạc thường xuyên với các bộ phận này và yêu cầu hỗ trợ khi cần thiết.

Trong tổ chức Parthasarathy, bộ phận quản lý cơ sở thường xuyện kiểm tra hoạt động của các dụng cụ và báo cáo lại cho cô về tình trạng của các dụng cụ đó. Sau khi cô ấy đã xem xét các báo cáo, họ làm việc cùng nhau, theo yêu cầu, để lập kế hoạch bảo trì. Cô đảm bảo các thành viên phòng thử nghiệm giao tiếp cởi mở với các bộ phận khác (ví dụ: quản lý cơ sở, EHS) ngay khi xảy ra sự cố thiết bị (ví dụ: sự cố thiết bị, sự cố tràn vật liệu sinh học nguy hiểm).

Đối với Towler, người giám sát một phòng thử nghiệm chất lượng trong ngành hóa chất, cô có các yêu cầu kiểm soát dụng cụ khác để đáp ứng. Ví dụ, phòng thử nghiệm của cô thực hiện kiểm tra QA / QC hàng tuần trên các công cụ và kiểm soát biểu đồ kết quả. Ngoài ra, cô duy trì xác định trước một lịch trình hiệu chuẩn và ghi lại các kết quả này. Những nỗ lực khác bao gồm thiết bị gắn thẻ vật lý vào hoặc ra khỏi dịch vụ và đảm bảo có thiết bị dự phòng trong trường hợp có sự cố.

Towler chỉ ra rằng, hầu hết những nỗ lực này xuất phát từ thành tích chứng nhận ISO 9001 gần đây của họ. Tuy nhiên, cô nói, thành thật mà nói, ISO không khác gì các chương trình chất lượng khác đang diễn ra. Hầu hết chỉ là nên thiết lập thực hành chất lượng tốt trong bất kỳ phòng thử nghiệm chất lượng nào. Do đó, các nhà quản lý phòng thử nghiệm có thể học hỏi rất nhiều bằng cách xem xét các hướng dẫn như vậy và liên hệ với các chuyên gia quản lý chất lượng của chính họ để thiết lập các quy trình kiểm soát dụng cụ..

Các nhà quản lý phòng thử nghiệm cũng có thể nhận được hỗ trợ bảo trì thiết bị từ bên ngoài tổ chức thông qua các nhà sản xuất thiết bị và nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Có thể cung cấp hàng loạt các dịch vụ, từ lập trang web đến đào tạo trực tuyến cho các nhà quản lý phòng thử nghiệm. Đối với một số thiết bị, đặc biệt là các hàng hóa có giá trị cao, có thể là sự một lựa chọn tốt để đầu tư hợp đồng dịch vụ với các tính năng bao gồm bảo trì và sửa chữa thường xuyên do một kỹ thuật viên có trình độ thực hiện.

Don Newton, nhà tư vấn phòng thử nghiệm lâm sàng nói rằng, nên dành nguồn cho dịch vụ và duy trì một công cụ, thay vì sử dụng trong một vài năm xong thay thế. Ông nói, hãy nhớ trong khi công nghệ phòng thử nghiệm thay đổi nhanh chóng, đôi khi, dựa trên cái gì “ thiết bị “ khiến nó không thay đổi nhiều. Vì vậy, hãy đánh giá tình trạng và chức năng của thiết bị, nếu có bất cứ điều gì đã làm thay đổi cho khu vực đó của phòng thử nghiệm. Nếu các thay đổi của bạn không đáng kể và vẫn như mới, thì hợp đồng dịch vụ lâu dài có thể thích hợp hơn.

Newton cũng nói rằng, các hợp đồng dịch vụ có thể được sử dụng như một con chip giao dịch trong quá trình mua hàng và có thể tiết kiệm chi phí hơn nữa thông qua hợp tác với một trung tâm thí nghiệm khác. Mặc dù, ông cảnh báo giá cả là một yếu tố điều chỉnh, nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Trong trường hợp hợp đồng dịch vụ, những gì bạn nhận được mà bạn phải thanh toán. Vì vậy, đôi khi bây giờ thanh toán nhiều hơn một chút sẽ tốt hơn đối với các dịch vụ chi phí cao hơn nhiều sau này.

Một lựa chọn khác có thể là thời gian bảo hành kéo dài. Parthasarathy nói rằng, họ mua có bảo hành cho hầu hết các thiết bị trong phòng thử nghiệm để có biện pháp bảo vệ trong trường hợp xảy ra sự cố và để giảm thiểu số lần truy cập trang web về bảo trì khẩn cấp. Tóm lại, các nhà quản lý phòng thử nghiệm cần phải biết bất kỳ hợp đồng dịch vụ hoặc bảo hành nào bảo hành những gì và điều gì có thể gây mất hiệu lực của những hợp đồng và bảo hành đó (ví dụ: sử dụng các phụ kiện hoặc thuốc thử không được phê duyệt).

Kỹ thuật viên hiện trường là một nguồn lực quý giá cho các nhà quản lý phòng thử nghiệm. Dice khuyên nên tận dụng bí quyết công nghệ của họ trong khi truy cập trang web và nhờ họ đào tạo cho người chịu trách nhiệm sử dụng về phương pháp thích hợp để bảo trì thiết bị đó. Ngoài ra, Newton nói, khi quyết định chọn nhà cung cấp dịch vụ, điều quan trọng là phải đánh giá dịch vụ về lĩnh vực chuyên môn của họ, như thiết bị của họ được chứng nhận, chỉ định và thời gian phản hồi của họ ra sao dựa trên nhiều yếu tố (ví dụ: khối lượng công việc, đi lại).

Các nhà quản lý phòng thử nghiệm cũng có thể cố gắng thực hiện cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để xác định nhu cầu bảo trì thiết bị và phát hiện sớm các sự cố tiềm ẩn. Hiện nay, điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các công nghệ thông minh giám sát từ xa và cung cấp việc thu thập dữ liệu theo thời gian thực và những kiến thức có thể truy cập từ bất cứ đâu.

Ví dụ, Elemental Machines là một công ty tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo và dữ liệu khoa học để hợp lý hóa quy trình làm việc trong phòng thử nghiệm và cải thiện các quy trình đó. Khách hàng sử dụng thiết bị Internet của công ty để theo dõi tình trạng thiết bị từ xa và tìm kiếm sự bất thường về dữ liệu có thể chỉ ra sự cố. Việc sử dụng các thiết bị này cung cấp một bộ dữ liệu đầy đủ hơn (ví dụ: số đọc nhiệt độ cứ sau 15 giây) từ đó các nhà quản lý phòng thử nghiệm có thể đưa ra quyết định.

John Morgan, giám đốc marketing của Elemental Machines cho biết, khách hàng thường giám sát các thiết bị lưu trữ lạnh, máy ấp trứng và các cơ sở chăn nuôi nơi cần có kiểm soát môi trường. Trong những trường hợp này, ông lưu ý: một trục trặc thiết bị có thể dẫn đến mất mát nghiêm trọng các mẫu vật và thuốc thử có giá trị, họ đã có nhiều khách hàng “Những người nhận thấy các nhiệt độ bất thường xuất hiện từ dữ liệu thiết bị lưu trữ lạnh của họ”. Trong cả hai trường hợp, các phòng thử nghiệm này có thể hiển thị dữ liệu được thu thập với các thiết bị máy móc sơ bộ cho nhà sản xuất và sửa lỗi phần cứng hoặc phần mềm.

Ngoài ra, người quản lý phòng thử nghiệm có thể được cảnh báo nếu nhiệt độ vượt quá ngưỡng cụ thể. Morgan nói, ví dụ, gần đây, chúng tôi đã bị mất điện ở Cambridge vào cuối tuần. Một trong những khách hàng của chúng tôi ở ngay góc phố. Anh ấy đã nhận được một tin nhắn vào lúc 6:30 sáng ngày thứ bảy và có thể đi đến phòng thử nghiệm và chất đá khô lên tủ đông lạnh để giữ mẫu của mình.

Cuối cùng, Morgan giải thích, cần phải sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa các hoạt động trong phòng thử nghiệm và cải thiện khả năng tái tạo khoa học tổng thể. Bạn có thể kiểm soát những gì bạn có thể biết, anh ấy nói. Giám đốc điều hành của chúng tôi, Sridhar Iyengar, thường nói về những điều chưa biết. Những gì có thể xảy ra trong môi trường phòng thử nghiệm của bạn có thể ảnh hưởng đến quá trình của bạn?

Đôi khi bạn không biết thậm chí biết nó có thể là gì. Tại sao không kiểm soát mọi thứ? Do đó, các nhà quản lý phòng thử nghiệm nên cố gắng kiểm soát càng nhiều càng tốt để xác định các vấn đề và đảm bảo các điều kiện trong phòng thử nghiệm có thể tái sản xuất. Trong trường hợp cụ thể, Morgan nói đến một khách hàng quan sát các số đọc không đều từ thiết bị HPLC của họ, “xuất phát từ biến động nhiệt độ phòng vì hệ thống HVAC”. Sau khi xác định được vấn đề, phòng thử nghiệm có thể thực hiện các bước để khắc phục.

Donna Kridelbaugh

Tố Quyên dịch

Nguồn: Lab Manager- Hoa Kỳ