Hướng dẫn quản lý 5 giai đoạn của vòng đời phòng thử nghiệm

Dụng cụ phòng thử nghiệm là tài sản có giá trị, do đó cần quản lý thích hợp. Chỉ cần mua và cài đặt một thiết bị, mà không có bất kỳ kế hoạch giám sát việc sử dụng, bảo trì, di chuyển, ngừng hoạt động và xử lý có thể phát sinh chi phí, gây lãng phí trong vòng đời của phòng thử nghiệm.

Về cơ bản, có năm giai đoạn thiết yếu liên quan đến quản lý vòng đời phòng thử nghiệm, chuyên gia Ted Palashis, chủ tịch của Overbrook Support Services (Boston, MA) cho biết. “Bắt đầu, vận hành, mở rộng hoặc di chuyển, hết hạn sử dụng và thải bỏ ”. Quản lý đúng cách từng giai đoạn sẽ nâng cao hoạt động phòng thử nghiệm.

Trong giai đoạn bắt đầu, các phòng thử nghiệm phải có các dụng cụ và thiết bị cần thiết để làm việc. Chúng tôi khuyên các bạn nên trang bị cho mình một số kiến thức về bảo trì thông thường liên quan đến từng thiết bị, dụng cụ cụ thể, cũng như giá cả và tình trạng sẵn có của các thiết bị, dụng cụ. Điều này rất quan trọng đối với các phòng thử nghiệm mới bởi vì có khả năng thiết bị, dụng cụ không dư thừa tại thời điểm này. Ví dụ, nếu có vấn đề bảo trì phát sinh đối với một  thiết bị, dụng cụ được sản xuất tại một quốc gia khác, quy trình làm việc có thể bị tạm dừng để chờ các bộ phận thay thế.

Ngay sau khi bố trí nhân viên, trang thiết bị, dụng cụ và đi vào vận hành phòng thử nghiệm, là lúc thực hiện phân tích để xác định mức độ trách nhiệm quan trọng đối với các tài sản này, theo ông Palashis:” Có thể có một số công cụ ít sử dụng thường xuyên cho mục đích nghiên cứu và sử dụng liên tục các công cụ khác trong hoạt động sản xuất. Đánh giá này có thể giúp các phòng thử nghiệm xác định điểm tắc nghẽn có thể xảy ra nếu một công cụ hỏng sẽ kịp thời xem xét sự lựa chọn về dịch vụ và hỗ trợ.

Nhiều phòng thử nghiệm cũng phải đối mặt với thách thức di dời tại một số thời điểm trong vòng đời của mình. Theo Palashis, ngoài việc mua đi bán lại, việc di chuyển là một sự kiện gây xáo trộn nhất đối với phòng thử nghiệm. Tổ chức rất quan trọng cho việc chuyển đổi suôn sẻ và đặc biệt hữu ích nếu hợp tác với một công ty quản lý tài sản.

Phải hết sức cố gắng phối hợp để di dời thành công một phòng thử nghiệm và cần xem xét hàng loạt các yếu tố. Palashis có thể nói quá về tầm quan trọng của một danh mục tài sản chi tiết và chính xác. Yêu cầu tổ chức và thực hiện tốt dịch vụ di dời phòng thử nghiệm cũng đòi hỏi sự hiểu biết về tất cả các bộ phận di chuyển (tương tự như cố gắng thay đổi các bánh xe khi nó đang di chuyển), xác định các mắt xích yếu trong chuỗi trách nhiệm, đặt đúng vị trí nơi chúng cần có, tại sao phải chú ý đến từng chi tiết là tuyệt đối cần thiết trong việc quản lý và thực hiện đúng cách di chuyển.

Ông giải thích: ”Giám sát từ việc nhỏ có thể có ý nghĩa quan trọng; ví dụ, các công cụ chưa được cài đặt đúng, hoặc nếu các ổ cắm điện không đúng vị trí, bạn có thể cài đặt lại cho đúng. Các chuyên gia thiết bị phòng thử nghiệm nhận thức tốt những vấn đề này và có thể tạo điều kiện cho việc di chuyển.

Khi một phòng thử nghiệm đạt đến giai đoạn phát triển, năng suất đang ở đỉnh cao. Palashis cho biết: ”Thách thức bây giờ là theo kịp các dịch vụ quản lý tài sản phù hợp, điều đó rất quan trọng khi một phòng thử nghiệm xác định liệu nó có chuyên môn để đảm nhận trách nhiệm đó hay không, hoặc thuê một chuyên gia từ bên ngoài tổ chức”.

Cuối cùng, đối với một phòng thử nghiệm hợp nhất, thu hẹp hoặc đóng cửa, tài sản phải được tái sử dụng, ngừng hoạt động, bán hoặc xử lý đúng cách. Palashis nói thêm: “Đôi khi thiết bị có giá trị hàng trăm ngàn USD không được sử dụng. Thật phí phạm".

Bán các thiết bị này có thể giúp các phòng thử nghiệm thu về một khoản tiền đáng kể, kéo dài thời gian hoạt động. Tuy nhiên, nhân viên phòng thử nghiệm có thể gặp khó khăn trong việc xác định giá trị bán lại của các thiết bị và lựa chọn hình thức đấu giá tất cả các thiết bị không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất.

Palashis giải thích:”Trong một số trường hợp có lợi đối với các công ty dược phẩm hoặc công ty sản xuất lớn do khối lượng thiết bị lớn, các công ty đấu giá thường không có chuyên môn cần thiết để tối ưu hóa các tài sản có giá trị cao dẫn đến chiếm phần lớn giá trị của việc bán tài sản”.

Palashis cũng đề nghị các phòng thử nghiệm xem xét nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho việc quản lý tài sản và ảnh hưởng của nó đến năng suất. Ví dụ, nếu một nhà khoa học dành một giờ đồng hồ để nói chuyện điện thoại với một nhà cung cấp dịch vụ, thì đó là một giờ mất năng suất.

Đầu tư vào mối quan hệ hợp tác với một công ty quản lý tài sản có thể là một cách mang lại hiệu quả về tài chính để quản lý vòng đời của phòng thử nghiệm, nâng cao năng suất và khám phá khoa học.

Tiến sỹ Michelle Dotzert

Đỗ Quyên dịch

Nguồn: Lab Manager – Hoa Kỳ