Một số phương pháp điều hành phòng thử nghiệm thời đại dịch

06/11/2020, 12:16

TNNN - Điều hành hiệu quả hoạt động của một phòng thử nghiệm cần phải tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên để kiểm tra với các nhóm về dự án của họ, chia sẻ ý tưởng và gắn kết thành viên.

Ảnh minh họa/ Internet

Khi bùng phát đại dịch COVID-19, nhiều hoạt động phòng thử nghiệm và các cuộc họp đã phải thay đổi để thích ứng với một thế giới giãn cách.

Theo chia sẻ của Melissa Hadley Beaty, Giám đốc phòng thử nghiệm Chiappinelli tại Trường Y và Y tế George Washington (GW), trước đây, các cuộc họp trong phòng thử nghiệm thường được tổ chức họp mặt trực tiếp, với lịch trình cụ thể, nghiêm ngặt, không tự phát để giúp các nhân viên ý thức sắp xếp công việc.

Tuy nhiên, hiện nay, các cuộc họp này nhanh chóng được chuyển sang trong không gian ảo “Mỗi tuần chúng tôi họp một ngày trên Zoom hoặc Webex tại GW. Như trước đây, chúng tôi vẫn thảo luận các chủ đề chung hoặc giao ban công việc mà chúng tôi có thể có thắc mắc hoặc cần một số lời khuyên”.

Chiappinelli cũng tổ chức các cuộc họp phối hợp với một phòng thử nghiệm khác mà họ hợp tác trong Trung tâm Ung thư tại GW. Họ tổ chức các cuộc họp phòng thử nghiệm chung này cách nhau hàng tuần và cứ sau vài tháng, trình bày dữ liệu để nhận phản hồi từ nhau. Tuy nhiên, do đại dịch nên dữ liệu tạm lắng. Bây giờ, họ đang bắt đầu quay trở lại phòng thử nghiệm, vì vậy dữ liệu đang từ từ trở lại.

Đối với Hayk Simonyan, cộng sự nghiên cứu tại GW, quản lý phòng thử nghiệm Colin Young, thì đại dịch cũng dẫn đến thay đổi tại phòng thử nghiệm của mình. Trước COVID-19, trong năm năm qua, phòng họp hai lần một tháng, thường vào sáng thứ Năm. Tuy nhiên, vào cuối tháng hai sang đầu tháng ba năm nay, phòng trở nên khá bận rộn sau khi đại dịch tấn công và bắt đầu họp trực tuyến — đầu tiên là trên Webex, sau đó là Zoom và bây giờ là trên Google Meet.

“Ban đầu chúng tôi tổ chức họp để tìm ra phương án giải quyết mọi việc như thế nào vì các phòng thử nghiệm đã đóng cửa và giới hạn số người nhất định được phép vào phòng thử nghiệm”.

Đến tháng 4 thì phòng đã cố gắng trở lại lịch họp đều đặn khoảng hai lần một tháng, mặc dù lịch trình đó không cố định vào một ngày, hoặc tần suất họp sẽ tăng lên khi cần thiết: “Đó là vì chúng tôi làm việc luân phiên theo ca, dữ liệu bị giảm đi nên chúng tôi cần thêm thời gian để hoàn thành các thử nghiệm, tập hợp đủ dữ liệu và thông tin để trình bày”. Do đó, có thể họp một, hai hoặc ba lần một tháng.

Cách tổ chức họp

Để giữ cho các cuộc họp diễn ra một cách có tổ chức, Simonyan và các đồng nghiệp thực hiện theo một trình tự. Họ bắt đầu với những nhận xét và mối quan tâm chung, chẳng hạn như những nhận xét liên quan đến phẫu thuật hoặc vật tư tồn kho, sau đó là đi xung quanh phòng và yêu cầu từng thành viên phòng thử nghiệm trình bày dự án của họ và các cập nhật liên quan.

“Tôi bắt đầu nói về những thứ chung chung từ 10 đến 15 phút, sau đó chúng tôi sẽ thảo luận về những gì chúng tôi có thể thay đổi và những cách triển khai mới nào mà tôi có cho họ. Sau đó mỗi người sẽ trình bày câu hỏi của mình và nếu sắp tới có ai đó có bài thuyết trình hoặc chủ đề hội thoại, chúng tôi cũng sẽ tổ chức một ngày riêng”.

Tại Phòng thử nghiệm Chiappinelli, các thành viên họp trực tiếp với người phụ trách theo từng dự án cụ thể. Ngoài ra, họ họp trong một nhóm để nói về những gì đang diễn ra trong phòng thử nghiệm, những dự án hiện đang được bàn bạc và thực hiện, bất kỳ vấn đề cụ thể nào mà nhân viên có thể gặp phải và thảo luận qua các tài liệu mới cập nhật. Hơn nữa, nếu cần, nhóm có thể tập hợp một cách tự phát.

“Ví dụ: nếu chúng tôi chia sẻ dự án với một phòng thử nghiệm khác, thì sẽ dễ dàng hơn khi tổ chức họp hoặc gọi điện thoại để giải quyết các câu hỏi hoặc mối quan tâm liên quan. Các cuộc trao đổi từ 5-10 phút này có thể làm rõ nhiều thông tin dễ nhầm lẫn hoặc mất nhiều thời gian để giải mã trong email”.

Theo Hadley Beaty: “Một trong những vai trò của người quản lý là đảm bảo mọi thành viên đều có thời gian gặp gỡ và tham dự với hiệu quả cao nhất. Chúng tôi không thực sự quy định người trình bày trước, nhưng về cơ bản chúng tôi để mọi người trình bày từ một đến ba trang nếu họ cần trình bày về dữ liệu hoặc một chủ đề. Sau đó, nếu mọi người đều cảm thấy thích thú hoặc nếu có chủ đề mà chúng tôi cần quan tâm thì chúng tôi sẽ tập trung thảo luận về điều đó”.

Với tư cách là trưởng nhóm, Hadley Beaty sẽ rời đi trước hoặc cuối cùng trong các cuộc họp nhằm có thể thảo luận các vấn đề liên quan đến phòng thử nghiệm hoặc một chủ đề quan trọng nào đó cần mọi thành viên bàn bạc.

Đối với cuộc họp với phòng thử nghiệm liên kết, bà ấy đảm bảo gửi lịch trước thời hạn để mỗi người biết khoảng thời gian và thứ tự của họ. Nếu một người mất nhiều thời gian hơn dự định, bà ấy sẽ điều chỉnh để họ có thể giữ đúng lịch trình.

Sau cuộc họp

Một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp là các thành viên sau khi họp có ý thức rõ ràng về những công việc cần phải thực hiện tiếp theo. Đó có thể là các hạng mục công việc cho từng thành viên hoặc là xem xét những gì mọi người cần chuẩn bị trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo.

Simonyan yêu cầu các thành viên báo cáo về những gì họ đã đạt được từ cuộc họp trước, thường là trong khoảng hai tuần. Nếu có hạng mục chưa hoàn thành, họ sẽ xem lý do và tìm giải pháp hoặc thay đổi để giúp thành viên thực hiện thành công nhiệm vụ của họ. Hơn nữa, người quản lý còn luôn theo sát từng thành viên trong nhóm trong hai tuần giữa các cuộc họp.

Hadley Beaty chỉ tan họp sau khi thảo luận vào cuối cuộc họp về kế hoạch mới cho từng thành viên cần làm gì hoặc một email tổng kết những gì đã được thảo luận và lịch trình hoặc cần thực hiện quy tắc mới nào và các bước tiếp theo.

“Tiếp theo, thường là vào ngày hôm sau cuộc họp, tôi sắp xếp cuộc họp vào tuần sau, vì vậy họ cũng được nhắc rằng, nếu họ có điều gì đó cần thảo luận lại, thì sẽ có một cuộc họp khác vào tuần tới để trình bày”.

Hơn nữa, Hadley Beaty có một nhật ký đăng ký hàng tuần, trong đó các thành viên viết ra những gì họ đã làm trong tuần trước và dự kiến trong tuần tới. Điều này giúp sắp xếp hợp lý các vấn đề hoặc nghiên cứu cần được thảo luận và giữ cho các cuộc họp diễn ra đúng lịch trình.

Tương tự, nhóm của Simonyan cũng gửi cho nhau một bản tóm tắt những gì họ sẽ thảo luận, giúp mọi người tham gia cuộc họp với nhận thức về cuộc thảo luận sắp tới thay vì chỉ trình bày mà không có ý tưởng cụ thể về những gì sẽ xảy ra.

“Vấn đề khác là gửi lời nhắc một ngày trước khi diễn ra cuộc họp bởi vì tôi phát hiện ra rằng, chỉ ghi vào lịch không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi người sẽ xem lịch”.

Bằng phương thức như vậy, những người quản lý này không những giữ cho các cuộc họp của họ diễn ra theo đúng kế hoạch trong nhiều năm, mà còn tiếp tục duy trì trong thời kì giãn cách xã hội do đại dịch.

Sara Goudarzi

Thanh Bình dịch

Nguồn: Lab Manager – Hoa Kỳ.