Nhìn lại 5 năm áp dụng ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 - Những điểm cần cải tiến

Chia sẻ tại diễn đàn ISO về chủ đề “5 năm nhìn lại việc áp dụng ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015  - Những điểm cần cải tiến” tổ chức ngày 20/12/2020, tại Hà Nội, ông Nguyễn Tất Thắng, Giám đốc Công ty TNHH tư vấn Hiệu quả (ECO) cho biết, qua làm việc với khoảng 200 doanh nghiệp áp dụng 2 tiêu chuẩn này trong 5 năm qua, có một số tồn tại tập trung vào các điều khoản mà cả đơn vị tư vấn, đánh giá và tổ chức/ doanh nghiệp cần cải tiến: Hiểu và nhận diện Bối cảnh của tổ chức; Tiếp cận theo quá trình; Rủi ro trong chất lượng; Rủi ro trong môi trường; Xác định và cung cấp nguồn lực; Giám sát, đo lường, phân tích, đánh giá Hệ thống quản lý; Xem xét lãnh đạo.

Phân tích về “Bối cảnh của tổ chức”, ông Thắng cho biết, việc nhận diện bối cảnh tổ chức bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, vấn đề nội bộ, vấn đề bên ngoài của doanh nghiệp… chưa được coi trọng, chưa sát với thực tế hoạt động của nhiều tổ chức/ doanh nghiệp. Lãnh đạo không quan tâm mà giao cho cấp thấp, nhân viên các phòng ban nhận diện, dẫn đến không nhận diện được đầy đủ các điểm mạnh, yếu,… trong đó nổi bật là các điểm mạnh/ yếu từ bên ngoài mang lại.

Lãnh đạo cấp cao nhận diện bối cảnh của tổ chức khác với lãnh đạo và nhân viên các phòng ban. Ông Thắng cho biết và nhấn mạnh rằng, “Việc phó mặc cho các phòng ban nhận diện dẫn đến việc mô tả bối cảnh của tổ chức, nhận diện điểm mạnh, yếu, không phù hợp và không đáp ứng được công tác hoạch định chính sách của tổ chức/ doanh nghiệp”.

Nêu ví dụ về vấn đề này, ông Thắng chỉ ra rằng, tại điều khoản 5.2.1 của cả ISO 9001 và ISO 14001 thể hiện rõ yêu cầu khi thiết lập chính sách chất lượng, bắt buộc phải dựa vào bối cảnh của tổ chức.

“Phải nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu để từ đó xây dựng và hoạch định chính sách cho phù hợp. Ví dụ, khi nhận diện có điểm yếu về nhân sự, việc hoạch định chính sách sẽ có chiến lược nhằm đào tạo, nâng cao kỹ năng, năng lực cho nhân viên; Hoặc nhận diện điểm yếu là công nghệ, thì chính sách phải hoạch định chiến lược để từng bước áp dụng và nâng cao công nghệ. Nhận diện và hoạch định có mối quan hệ rất logic với nhau”, ông Thắng nhấn mạnh.

Hay khi áp dụng ISO 14001, việc nhận diện các bên liên quan và nhu cầu mong đợi của các bên liên quan cũng chưa được tổ chức/ doanh nghiệp nhận diện đúng, điều này gây trở ngại cho doanh nghiệp trong xác lập và hoạch định tầm nhìn, phương hướng phát triển trong ngắn hạn, dài hạn.

Liên quan đến nhận diện rủi ro trong “chất lượng” hay tiếp cận “dựa trên rủi ro”, ông Thắng cho rằng có sự “bớt xén” trong quản trị rủi ro và kết quả mong đợi. Càng ít kết quả mong đợi hay việc nhận diện và đưa ra các rủi ro không sát với hoạt động của đơn vị thì càng ít rủi ro phải quản lý.

Việc nhận diện và xác định rủi ro trong môi trường có ý nghĩa rất lớn. Tại ISO 9001:2015, rủi ro trong “môi trường” khác với rủi ro trong “môi trường” ISO 14001:2015. Nhiều đơn vị khi áp dụng tích hợp 2 tiêu chuẩn ISO này đã nhận diện và xác định sai so với yêu cầu của tiêu chuẩn.

Giải thích về tiếp cận rủi ro theo quá trình, ông Thắng chỉ ra các bước bao gồm: phải Nhận diện được quá trình; Quá trình ấy phải đạt được mục tiêu mong đợi gì; Chỉ ra được rủi ro; Nguyên nhân dẫn đến rủi ro; Hành động phòng ngừa, giải quyết rủi ro.

Đồng quan điểm trên, thành viên Đinh Tuấn Anh cho rằng, nhiều đơn vị rất lúng túng trong nhận biết rủi ro. Khi nhận biết được rủi ro, đơn vị sẽ gắn vào mỗi rủi ro ấy một KPI cụ thể nhằm kiểm soát và quản lý, giảm thiểu hậu quả của rủi ro ấy khi xảy ra.

“Phải xác định được yêu cầu đối với quá trình là gì thì mới xác định được các rủi ro. Xác định yêu cầu càng chi tiết thì việc xác định các rủi ro càng chi tiết”, thành viên Tuấn Anh chia sẻ.

Trên quan điểm đó, chuyên gia Trần Việt Trung cho rằng, ISO đưa ra bức tranh “quá tròn vẹn” cho tổ chức/ doanh nghiệp, tuy nhiên, với đơn vị sản xuất quy mô “siêu” nhỏ (khoảng 3 đến 5 người, vốn đầu tư khoảng 200 triệu), việc áp dụng ISO 9001 gặp nhiều khó khăn do có rất nhiều điểm không thể đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. “Phải chăng cần phải xây dựng tiêu chuẩn ISO cho từng loại hình doanh nghiệp”, ông Trung đặt vấn đề.

Trả lời vấn đề này, ông Nguyễn Hữu Dũng cho rằng, yêu cầu có một, cách thức đáp ứng thì có nhiều. Riêng với ISO 9001, mỗi yêu cầu là một nguyên tắc, vận dụng tốt vào thực tế tổ chức/ doanh nghiệp thì hệ thống quản lý sẽ vận hành trơn tru.

Để làm rõ hơn, ông Dũng giải thích về ý nghĩa của ISO 9001 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, đồng thời đưa ra câu hỏi: Làm thế nào để quản lý chất lượng? Nếu chất lượng là tập hợp các thuộc tính thỏa mãn các nhu cầu, vậy làm sao biết cái này tốt, cái kia không tốt? Có thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không? "Chất lượng phụ thuộc vào quan niệm, điều kiện của mỗi người, khái niệm chất lượng của mỗi người cũng thay đổi theo thời gian, thời điểm và điều kiện kinh tế, xã hội. Chất lượng là khái niệm luôn biến động và người làm ISO phải quản lý biến động ấy", ông Dũng chia sẻ.

“Định nghĩa về “chất lượng” trong các phiên bản ISO không thay đổi. Khách hàng mong đợi và yêu cầu liên tục thay đổi, việc của ISO là phải nhận biết yêu cầu của khách hàng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng để nâng cao mức độ hài lòng. Do vậy, phải biết được yêu cầu của khách hàng, yêu cầu ấy thay đổi như thế nào,... Khách hàng đưa ra yêu cầu đã được công bố, và doanh nghiệp phải chứng minh được là “Tôi” đáp ứng. Sự đáp ứng đó hướng tới đáp ứng được nhu cầu mong đợi để đạt được mức độ hài lòng của khách hàng”, ông Nguyễn Tất Thắng bổ sung thêm.

Trước thực trạng áp dụng ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 trong 5 năm qua, Ban quản trị Diễn đàn ISO Việt Nam đã tổng hợp và phân tích làm rõ những điểm cần cải tiến. Những vấn đề này đã được gần 100 thành viên sôi nổi thảo luận, qua đó, góp phần cùng các tổ chức/ doanh nghiệp, chuyên gia tư vấn, đánh giá, tổ chức chứng nhận nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của khách hàng khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO này.

Liên quan đến hoạt động đánh giá sự phù hợp sau 15 năm thực hiện chủ trương xã hội hóa, ông Nguyễn Hữu Dũng, Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định VinaCert đã có bài phân tích tổng hợp về kết quả đạt được, những bất cập, tồn tại cần giải quyết. PV Tạp chí TNNN sẽ lược nội dung này trong bài viết khác.

Đình Lâm