Mô hình hóa các ứng xử hòa nhập để xây dựng lòng tin với nhân viên

Ngày nay lực lượng lao động toàn cầu ngày càng đa dạng và coi trọng một môi trường hòa nhập. Các công ty chứng minh được khả năng phát triển và có một môi trường làm việc toàn diện, đáng tin cậy sẽ nhận thấy những tác động tích cực hàng đầu thông qua việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài, cũng như mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên cao hơn.  

Điều này sẽ thúc đẩy sự sáng  tạo và đổi mới, đồng thời theo kịp sự thay đổi của thị trường và công nghệ. Để công việc này thành công, trước hết cần có cam kết của tổ chức nhằm thúc đẩy một nền văn hóa hòa nhập, được đánh giá bằng môi trường đáng tin cậy.

Nhân viên cần tin tưởng vào tổ chức của họ và người quản lý sẽ hành động đúng, vì lợi ích tốt nhất của họ và cống hiến các nguồn lực cần thiết. Là tác nhân của sự thay đổi tổ chức, các nhà quản lý nên dẫn dắt bằng ví dụ và mô hình hóa các ứng xử bao trùm để tạo ra một môi trường tin cậy nơi mà tất cả nhân viên có thể thành công.

Áp dụng phong cách lãnh đạo toàn diện để thúc đẩy sự tin tưởng.

Như một bài báo gần đây của Gallup giải thích: “Sự đa dạng là ở việc bạn thuê ai. Sự hòa nhập đề cập đến mức độ mà các nhân viên đa dạng được đánh giá cao, tôn trọng, chấp nhận và khuyến khích tham gia đầy đủ vào tổ chức. Do đó, nên coi tính hòa nhập là “thành phần kích hoạt cần thiết” để tạo ra một môi trường tin cậy và hỗ trợ cho phép lực lượng lao động đa dạng phát huy hết tiềm năng của họ.

Trong một cuộc khảo sát của Deloitte với hơn 1.300 nhân viên Hoa Kỳ trong các ngành công nghiệp, phần lớn những người được hỏi chỉ ra rằng, lựa chọn nhà tuyển dụng là yếu tố cân nhắc hàng đầu khi quyết định xin vào làm việc; thêm vào đó, nơi ưu tiên là lãnh đạo thể hiện các ứng xử đồng nhất nhất quán.

Ngoài ra, nghiên cứu của Deloitte cho thấy nhân viên đánh giá cao trải nghiệm hòa nhập; do đó, các tổ chức cần tập trung vào những gì mà một nơi làm việc hòa nhập "cảm thấy" ra sao, thay vì chỉ "trông" như thế nào.

Bao gồm cảm thấy như thế nào? Theo một cuộc khảo sát của Catalyst, một bầu không khí hòa nhập dẫn đến việc nhân viên cảm thấy “được đánh giá cao, đáng tin cậy, chân thực và an toàn về mặt tâm lý trong công việc”.

Do đó, một đặc điểm chính của hòa nhập là sự tin tưởng. Khi nhân viên cảm thấy được tin cậy, họ sẽ trở thành những người có ảnh hưởng và đóng góp phản hồi có ý nghĩa cho quá trình ra quyết định trong tổ chức.

Mặc dù các tổ chức có nghĩa vụ đặt ra các kỳ vọng cho một văn hóa làm việc hòa nhập, nhưng các nhà quản lý không nên đánh giá thấp ảnh hưởng của nhân viên đối với việc thúc đẩy sự hòa nhập này và xây dựng lòng tin.  

Trên thực tế, nghiên cứu của Catalyst cho thấy gần một nửa số trải nghiệm hòa nhập của những người được hỏi là do có các nhà quản lý thể hiện các ứng xử lãnh đạo toàn diện. Các nhà quản lý có thể áp dụng một phong cách lãnh đạo toàn diện nhằm thúc đẩy sự tin tưởng thông qua các hành động của họ, chẳng hạn như đưa ra các quyết định công bằng tại nơi làm việc, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và đề cao tiếng nói của các thành viên trong nhóm.

Điều quan trọng là đánh giá cách thức mà phong cách quản lý của bạn tác động đến sự năng động của nhóm và thúc đẩy sự công bằng và tôn trọng lẫn nhau. Cụ thể, đặc trưng phong cách quản lý chuyên quyền - do giọng điệu và hành vi quản lý vi mô và chính sách - báo hiệu sự thiếu tin tưởng vào các thành viên trong nhóm.

Xây dựng một nền văn hóa hòa nhập dựa trên các nhóm tự chủ và tự định hướng. Do đó, các nhà quản lý có trách nhiệm thiết lập tầm nhìn và chiến lược, kết nối mọi người với các nguồn lực và tăng cường trách nhiệm.

Sau đó, nhóm nắm quyền làm chủ và đưa ra các quyết định chiến thuật. Quyền tự chủ này cũng tạo ra sự linh hoạt trong cân bằng giữa công việc và đời sống vì tin tưởng nhân viên hoàn thành công việc theo kế hoạch của riêng họ.

Đưa ra quyết định công bằng tại nơi làm việc

Tất cả chúng ta đều đưa ra giả định về những người thuộc các nhóm khác nhau dựa trên nền văn hóa và kinh nghiệm sống của chúng ta. Thành kiến ​​ngầm (hoặc vô tâm) thậm chí còn đáng ngại hơn vì nó xảy ra tự động và có thể khó giảm thiểu hơn. Ví dụ: nghiên cứu tâm lý học xã hội chỉ ra rằng, chúng ta đưa ra phán đoán về người nên tin tưởng trong vòng mili giây dựa vào sự thể hiện trên khuôn mặt và những quyết định trong tích tắc này có thể gây ra hậu quả lâu dài (ví dụ: chúng ta thuê ai). Do đó, việc xây dựng lòng tin trong các mối quan hệ công việc bắt đầu từ những lần tương tác đầu tiên với nhân viên.

Các nhà quản lý có thể thực hiện các bước chủ động để làm gián đoạn các hành vi thiên vị và tăng cường sự tin tưởng bằng cách thực hiện các chính sách công bằng và cơ cấu tổ chức hiệu quả. Deloitte cho biết một lĩnh vực chính cần tập trung là quyết định tuyển dụng — tuyển dụng, trả lương, phân công công việc — bởi vì nhận thức những thành kiến trong các quy trình này chắc chắn sẽ phá hủy lòng tin và làm mất tinh thần của nhân viên.

Cả Tập đoàn Avarna và Văn phòng Đa dạng Lực lượng Lao động Khoa học của Viện Y tế Quốc gia đã phát triển các bộ công cụ để giảm sự thiên vị trong tuyển dụng và thuê .

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở

Một nền văn hóa hòa nhập cũng đòi hỏi giao tiếp cởi mở và minh bạch để phát triển các mối quan hệ tin cậy. Về mặt xã hội hiện nay, với việc sử dụng ngày càng nhiều giao tiếp ảo, tất cả chúng ta có thể cảm thấy lúng túng hơn, vì vậy việc luyện tập các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân (ví dụ: lắng nghe tích cực, nhập vai) là một khoản đầu tư đáng giá.

Việc áp dụng chính sách mở cũng cho phép nhân viên biết họ có thể thẳng thắn tiếp cận bạn với cả những thách thức cá nhân và nghề nghiệp, đồng thời đặt ra ranh giới rõ ràng (ví dụ: những gì được và không thích hợp để chia sẻ) khi cần thiết.

Ngoài ra, có thể trực tiếp tâm sự với bạn về những mối quan hệ phức tạp tại nơi làm việc. Điều quan trọng là phải đặt câu hỏi, tìm hiểu thêm về tình huống và hướng dẫn nhân viên tìm giải pháp để giải quyết mọi xung đột, thay vì đưa ra các hành động sớm có thể gây mất lòng tin hoặc làm tình hình xấu đi.

Tuy nhiên, cần phải giải quyết ngay lập tức các vấn đề liên quan đến các hành vi độc hại và có hại (quấy rối) nhằm đảm bảo an toàn cho nhân viên và tin tưởng vào tổ chức xem xét các khiếu nại đó một cách nghiêm túc.

Ngoài ra, điều hướng các cuộc trò chuyện xung quanh các vấn đề đa dạng phức tạp đòi hỏi sự chú ý cẩn thận đến sự nhạy cảm của từng cá nhân, đồng thời chấp nhận một mức độ khó chịu nhất định. Gallup nhấn mạnh các nhà quản lý có thể xây dựng niềm tin bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho những cuộc trò chuyện này với lòng nhân ái và minh bạch.

Một công cụ hữu ích là thỏa thuận cộng đồng, thỏa thuận này phát triển sự đồng thuận của nhóm về một tập hợp các nguyên tắc và ranh giới chấp nhận được khi tham gia vào các cuộc thảo luận đầy thách thức.

Những thỏa thuận như vậy về tổng thể có thể đảm bảo các cuộc trò chuyện hiệu quả hơn vì nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện trong một không gian an toàn và tin cậy.

Đề cao giọng nói của các thành viên trong nhóm

Bài báo của Gallup chỉ ra rằng có một mức độ không chắc chắn và dễ bị tổn thương nhất định từ sự khác biệt và niềm tin là chìa khóa để nhân viên cảm thấy được trao quyền tham gia đầy đủ. Nhân viên từ các nhóm yếu thế phải có nhiều can đảm mới có thể trở thành chính họ trong công việc và có nguy cơ bị phán xét hoặc có hành vi rập khuôn một cách tiêu cực.

Do đó, các nhà quản lý có thể mô hình hóa ứng xử toàn diện bằng cách phấn đấu cho tính xác thực, bao gồm việc thừa nhận sai lầm, cởi mở với phản hồi và luôn học hỏi. Bằng cách thể hiện những điểm yếu của bạn và sẵn sàng cải thiện, nhân viên sẽ tin tưởng hơn rằng, sẽ chấp nhận và đánh giá cao sự khác biệt của họ.

Một chiến lược khác là đề cao tiếng nói của những người thường kém nổi bật trong tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải lắng nghe nhân viên và thừa nhận để củng cố tích cực thông điệp rằng, họ được coi trọng, tôn trọng và là thành viên đáng tin cậy trong nhóm của bạn.

Gallup nói: “Tất cả chúng ta đều có tiếng nói. Khuyến khích nhân viên của bạn đưa ra ý kiến sẽ giúp bạn tạo ra một môi trường tôn trọng và tin cậy — một môi trường đầy sự thân thuộc, sức mạnh và sự gắn bó”. Ví dụ: bạn có thể chú ý đến những người không được lắng nghe hoặc từ sự có mặt tại các cuộc họp, sau đó chủ động mời họ vào cuộc trò chuyện và theo dõi xem ai đã đóng góp ý kiến ​​nào để đưa ra sự tin tưởng thích hợp.

Một cách bổ sung để đưa ra tiếng nói của nhân viên là tạo các kênh mở để họ phản hồi liên tục và theo thời gian thực tế cho nhận thức của họ về sự công bằng và tin cậy tại nơi làm việc. Cách tiếp cận này cũng có thể cho thấy sự gián đoạn trong sự tin tưởng có nhận thức giữa các nhà quản lý và nhân viên của họ để xác định các lĩnh vực cải tiến tiếp theo.

Ngoài ra còn có các đánh giá thể chế khác, như có thể thực hiện Điểm chuẩn Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập toàn cầu nhằm đưa ra cái nhìn sâu sắc về việc thúc đẩy một nền văn hóa hòa nhập. Nhìn chung, bằng cách mô hình hóa các ứng xử hòa nhập và đồng thời xây dựng lòng tin, các nhà quản lý có thể có tác động lâu dài đến sự đa dạng và kết quả hòa nhập trong tổ chức của họ.

Donna Kridenbaugh

Đỗ Quyên dịch

Nguồn: Lab Manager- Hoa Kỳ