Đánh giá online: Đồng hành cùng tổ chức, doanh nghiệp vượt qua dịch bệnh Covid-19

Chuyên gia Văn phòng AOSC thực hiện cuộc đánh giá giám sát online. Hoạt động này góp phần tích cực vào việc thực hiện giãn cách xã hội theo Chỉ thị 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19. Ảnh: Văn phòng AOSC

Theo chuyên gia Trần Thanh Bình (Văn phòng AOSC), đánh giá từ xa (đánh giá trực tuyến, đánh giá online, Online assessment) không những phù hợp với bối cảnh cả nước đang thực hiện giãn cách toàn xã hội nhằm hạn chế tối đa mức độ lây nhiễm của dịch bệnh Covid-19, mà còn mở ra hướng đi mới cho các hoạt động đánh giá công nhận/chứng nhận sự phù hợp tại Việt Nam. Đánh giá trực tuyến cũng góp phần đưa hoạt động này tiếp cận và đáp ứng yêu cầu, xu hướng phát triển hội nhập của Việt Nam với thế giới.

Từ cuối tháng 3/2020, một số tổ chức cung cấp dịch vụ khoa học công nghệ của Việt Nam, đồng thời là Hội viên Hội các Phòng thử nghiệm Việt Nam (VinaLAB) đã chủ động chuẩn bị các nguồn lực, cung cấp đến khách hàng dịch vụ đánh giá công nhận/chứng nhận sự phù hợp bằng hình thức đánh giá trực tuyến.

Chuyên gia Trần Thanh Bình (Văn phòng Công nhận năng lực đánh giá sự phù hợp về tiêu chuẩn chất lượng – AOSC) khẳng định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc và sử dụng dịch vụ trực tuyến có ý nghĩa vô cùng quan trọng”. Thuật ngữ và phương pháp “đánh giá trực tuyến” đã được nhiều tổ chức trên thế giới áp dụng trong nhiều lĩnh vực. Còn tại Việt Nam, thuật ngữ và hoạt động này gần đây mới được áp dụng.

“Đây là kênh thông tin quan trọng nhằm hỗ trợ khách hàng (các tổ chức/doanh nghiệp) tiết kiệm hơn nữa về thời gian, chi phí trong các hoạt động liên quan đến đánh giá công nhận/chứng nhận sự phù hợp về tiêu chuẩn chất lượng,…” - chuyên gia Trần Thanh Bình chia sẻ. Ông nhấn mạnh: “Đặc biệt trong bối cảnh hiện tại, trước diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19, đánh giá online góp phần tích cực trong việc hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa bên đánh giá và bên được đánh giá, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho chuyên gia và nhân viên của tổ chức được đánh giá cũng như đảm bảo duy trì hiệu lực giấy công nhận/chứng nhận đã cấp cho khách hàng”.

Theo các chuyên gia, việc đánh giá được thực hiện dựa trên chính sách của tổ chức đánh giá sự phù hợp đề ra với các yêu cầu cụ thể mà tổ chức/doanh nghiệp được công nhận/chứng nhận phải đáp ứng gồm:

1) Đảm bảo các nguồn lực và điều kiện thích hợp cho đánh giá online: Có truy cập internet với băng thông thích hợp; Có khả năng truy cập từ xa các hệ thống xử lý và quản lý dữ liệu; Có máy tính và thiết bị hỗ trợ truyền dẫn âm thanh, hình ảnh,… cùng với đội ngũ nhân viên kỹ thuật vận hành thiết bị trong suốt quá trình đánh giá;

2) Chịu trách nhiệm về chi phí bổ sung liên quan đến quá trình đánh giá online như: Phí hội nghị, hội thảo trên web, nghe nhìn,...

3) Đánh giá online cần được hỗ trợ các điều kiện thuận lợi như hỗ trợ đánh giá tại chỗ về đánh giá sự phù hợp;

4) Tổ chức/doanh nghiệp phải sử dụng “Mẫu yêu cầu đánh giá online” và cam kết tuân thủ chính sách đánh giá online của tổ chức công nhận/chứng nhận;

5) Theo yêu cầu của cuộc đánh giá, tổ chức/doanh nghiệp phải cung cấp thông tin/bằng chứng để xác nhận khả năng thực hiện đánh giá online với nhân viên tổ chức công nhận/chứng nhận trước khi tiến hành cuộc đánh giá. Quá trình xác nhận này có thể bao gồm việc xác minh băng thông internet, công nghệ có thể chấp nhận được, khả năng truy cập vào các hệ thống quản lý thông tin, truy cập vào các công cụ hội thảo qua web,..

6) Tổ chức/doanh nghiệp phải cung cấp sự bảo mật thích hợp và quyền truy cập hồ sơ cho chuyên gia đánh giá để có thể thu thập bằng chứng khách quan từ xa, phù hợp với các tiêu chí đánh giá (ví dụ như quyền truy cập phần mềm quản lý - điều này không đồng nghĩa với việc chuyên gia đánh giá có quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống điện tử của tổ chức/doanh nghiệp, nhưng họ phải xem xét được đầy đủ các tài liệu, hồ sơ để đánh giá phù hợp với yêu cầu công nhận/chứng nhận).

7) Tổ chức/doanh nghiệp phải tham gia vào một cuộc họp đánh giá trước khi đánh giá online để đảm bảo rằng các nguồn lực thích hợp và khả năng của hệ thống có được để tiến hành đánh giá online. Điều này có thể xảy ra ngay trước khi đánh giá chính thức theo kế hoạch.

8) Tổ chức/doanh nghiệp trước đó đã được đánh giá tại chỗ, đánh giá lại sau một năm bằng đánh giá online. Việc đánh giá lại lần sau có thể có yêu cầu đánh giá tại chỗ (hoặc online) phụ thuộc vào kết quả của lần đánh giá trước, kết quả khắc phục các điểm không phù hợp đã phát hiện và những cân nhắc khác như: chuyển địa điểm, yêu cầu bổ sung phạm vi công nhận/chứng nhận, khiếu nại đối với tổ chức đánh giá,…

9) Trong bất cứ thời điểm nào của quá trình đánh giá, tổ chức/doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các hỗ trợ cho quá trình đánh giá online, hoặc chuyên gia không thể sử dụng cách tiếp cận đánh giá online để thực hiện đánh giá đầy đủ thì tổ chức/doanh nghiệp đó phải có đánh giá tại chỗ cho những chức năng không thể đánh giá được khi sử dụng đánh giá online.

Trên cơ sở những yêu cầu này, cuối tháng 3 và tháng 4/2020, các tổ chức khoa học công nghệ như Văn phòng AOSC, Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định VinaCert… đã thực hiện một số cuộc đánh giá giám sát trực tuyến cho khách hàng hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây là những tổ chức/doanh nghiệp đã được đánh giá công nhận/chứng nhận vào thời điểm 1 năm trước.

Bà Nguyễn Thị Bảy (đại diện PTN Công nghệ lọc, hóa dầu) cho biết, đơn vị được các chuyên gia Văn phòng AOSC đánh giá giám sát online hiệu lực chứng chỉ công nhận ISO/IEC 17025: 2017 vào ngày 1/4/2020. Đây là lần đầu tiên đơn vị tiếp cận với phương pháp này nhưng với sự hướng dẫn chi tiết trong thông báo của Văn phòng AOSC, đơn vị đã chủ động chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu liên quan, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ,… cho cuộc đánh giá”.

“Nhờ đó, đơn vị đáp ứng cao nhất những yêu cầu về truy xuất tài liệu, bằng chứng sự phù hợp về áp dụng hệ thống quản lý theo ISO/IEC 17025: 2017 một cách khoa học, chính xác theo yêu cầu. Nhân viên và nguồn lực phù hợp luôn sẵn sàng trả lời phỏng vấn, truy xuất bằng chứng sự phù hợp theo thời điểm chuyên gia đánh giá yêu cầu. Đơn vị mong muốn tiếp tục sử dụng phương pháp đánh giá online trong lần giám sát tiếp theo”, bà Nguyễn Thị Bảy chia sẻ.

Đồng quan điểm trên, Trưởng khoa Quản lý chất lượng (Bệnh viện Đa khoa tỉnh Yên Bái) Nguyễn Hữu Thanh cho biết: “Xu hướng mới của thời đại 4.0 đem lại nhiều lợi ích, trong đó có việc đánh giá giám sát từ xa”. Để quá trình đánh giá diễn ra nhanh, chính xác và thuận lợi, ông Thanh kiến nghị: “Văn phòng AOSC cần chi tiết hóa danh mục tài liệu cần cung cấp cho cuộc đánh giá, nhằm giảm thời gian di chuyển, truy xuất tài liệu, cung cấp bằng chứng sự phù hợp của nhân sự các khoa”.

Vào cuối tháng 3, đầu tháng 4/2020, Hội viên VinaLAB - Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định VinaCert cũng đã thực hiện một số cuộc đánh giá giám sát online nhằm xác định việc áp dụng và duy trì hiệu lực hệ thống quản lý đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn; chất lượng sản phẩm duy trì đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Với sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật, các chuyên gia VinaCert đã thực hiện thành công cuộc đánh giá giám sát cho Công ty TNHH Interflour Việt Nam. Ảnh: VP VinaCert

Là người trực tiếp thực hiện cuộc đánh giá giám sát cho Công ty TNHH Interflour Việt Nam (Khu công nghiệp Cái Mép, phường Tân Phước, thị xã Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu), chuyên gia Trịnh Xuân Thanh chia sẻ: “Đoàn đánh giá đã thu thập được đủ bằng chứng chứng minh sự phù hợp của công ty trong việc áp dụng và duy trì hiệu lực hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và phạm vi chứng nhận (ISO 10005:2005 Hệ thống quản lý chất lượng-Hướng dẫn lập kế hoạch chất lượng); sản phẩm duy trì phù hợp yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật QCVN 01-78: 2011/BNNPTNT - Các chỉ tiêu vệ sinh an toàn và mức giới hạn tối đa cho phép trong thức ăn chăn nuôi”.

Theo đó, “10 sản phẩm nguyên liệu thức ăn chăn nuôi của công ty đảm bảo tuân thủ các Tiêu chuẩn cơ sở đã được ban hành áp dụng tại Quyết định số 42/2015/Interflour ngày 03/03/2018, đáp ứng yêu cầu QCVN 01-78:2011/BNNPTNT”.

“Bên cạnh đó, sự kết nối và hợp tác của công ty trong cuộc đánh giá giám sát online này rất tốt: Hồ sơ được chuẩn bị sẵn tại phòng họp, mỗi bộ phận đều có người trả lời trực tiếp câu hỏi phỏng vấn và cung cấp cho chuyên gia đánh giá bằng chứng của sự phù hợp” chuyên gia Trịnh Xuân Thanh nhận xét.

Với hiệu quả các cuộc đánh giá từ xa mang lại, phương thức này sẽ tiếp tục được sử dụng phối hợp hoặc như một hoạt động bổ sung cho đánh giá tại chỗ. Mức độ đánh giá từ xa được sử dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức và các cân nhắc khác, chẳng hạn như loại đánh giá được thực hiện (ví dụ: ban đầu, giám sát, lại, mở rộng phạm vi công nhận,…) mang lại lợi ích và giá trị tối đa cho tổ chức/doanh nghiệp.

Đình Lâm