Giải pháp phần mềm quản lý để cải thiện hoạt động phòng thử nghiệm

Các phòng thử nghiệm ngày nay sáng tạo và hiệu quả hơn bao giờ hết. Các nhà lãnh đạo phòng thử nghiệm đang ngày càng tìm cách hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm và hạn chế số lượng tác vụ thủ công cần thiết trong cơ sở của họ.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho và phần mềm quản lý tài sản là hai ví dụ liên quan về các công cụ mà người quản lý có thể sử dụng để giữ cho phòng thử nghiệm của họ có tổ chức và hiệu quả.

Quản lý hàng tồn kho và quản lý tài sản

Phần mềm quản lý hàng tồn kho đơn giản hóa quá trình theo dõi tất cả các hóa chất và thiết bị trong phòng thử nghiệm. Việc triển khai phần mềm phù hợp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các phòng thử nghiệm, đồng thời ngăn chặn sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình thử nghiệm. Heather Lorenz, giám đốc sản phẩm cao cấp của Tập đoàn Agilent’s CrossLab  giải thích “Không biết rằng phòng thử nghiệm đã hết thuốc thử hay chưa, hoặc phòng thử nghiệm có thể không có sẵn thiết bị khi cần thiết làm chậm quá trình nghiên cứu hoặc có khả năng ảnh hưởng đến một thử nghiệm quan trọng. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho và quản lý tài sản chỉ là bước đầu tiên để vận hành phòng thử nghiệm hiệu quả”.

Hầu hết các phòng thử nghiệm sẽ được hưởng lợi từ phần mềm quản lý hàng tồn kho. Một nơi tốt để bắt đầu là tìm cách lưu trữ hồ sơ thủ công và dễ dàng tiếp cận các nguồn hiện tại của bạn. Joe Sheehan, giám đốc bán hàng của Vertére cho biết: “Theo tôi các nhà quản lý phòng thử nghiệm nên đánh giá lượng thời gian họ làm báo cáo, thực hiện đối chiếu theo cách thủ công và liệt kê các hóa chất mà họ có thể có tại phòng thử nghiệm (nhưng không thể xác định vị trí)”.

Quy mô của phòng thử nghiệm cũng rất quan trọng. Lorenz cho biết: “Người ta ước tính rằng một khi một tổ chức có hơn 50 nhân viên phòng thử nghiệm, quá trình quản lý các dụng cụ và vật tư trong phòng thử nghiệm sẽ trở nên phức tạp đến mức yêu cầu phần mềm quản lý hàng tồn kho".

Phần mềm quản lý tài sản là một bước khác để cải thiện hoạt động hiệu quả của phòng thử nghiệm. Dữ liệu cho biết tần suất sử dụng một thiết bị, tình trạng và lịch sử dịch vụ của nó có giá trị cao và  giúp hướng dẫn các quyết định mua hàng trong tương lai.

Phần mềm quản lý tài sản tổng hợp thông tin này và các dữ liệu khác để tạo báo cáo trạng thái cập nhật về các dụng cụ thí nghiệm. Nó cũng là một công cụ có giá trị để hỗ trợ cho sự tuân thủ, vì lưu trữ các thông báo bảo trì, hồ sơ dịch vụ và hiệu chuẩn giúp đơn giản hóa việc kiểm tra.

Có thể tùy chỉnh phần mềm quản lý tài sản nhằm đáp ứng nhu cầu của các phòng thử nghiệm khác nhau. Suzanne Martinez, phó chủ tịch hoạt động và phát triển kinh doanh của Lab Asset Manager giải thích: “Nhưng chức năng tổng thể của nó là cho phép người dùng quản lý tài sản của họ bằng cách theo dõi vị trí, tình trạng của tài sản, phục vụ như một kho lưu trữ hồ sơ dịch vụ, theo dõi dịch vụ hoặc các lịch trình bảo trì, hỗ trợ việc định đoạt tài sản và hơn thế nữa”.

Theo Martinez: “Các phòng thử nghiệm thuộc mọi quy mô đều có thể hưởng lợi từ việc triển khai phần mềm quản lý tài sản, nhưng đặc biệt là các tổ chức có nhiều loại thiết bị trong phòng thử nghiệm của họ, đặc biệt là những tổ chức cũng có thể phân tán về mặt địa lý. Các công ty này thường tìm cách hợp lý hóa các quy trình bằng cách hiểu rõ hơn về những gì đang xảy ra trong các phòng thử nghiệm doanh nghiệp của họ”.

Một số phần mềm quản lý tài sản cho phép người dùng lên lịch thời gian sử dụng thiết bị cụ thể, cùng với các khả năng siêu dữ liệu nâng cao. Steve Morandi, cựu giám đốc danh mục đầu tư, Dịch vụ Công nghệ Toàn cầu tại PerkinElmer (Morandi hiện là phó chủ tịch Sản phẩm của Evolv Technology) cho biết: “Như bao thanh toán đầu vào (chẳng hạn như nhiệt độ và độ ẩm) từ các thiết bị internet vạn vật được kết nối khác, hỗ trợ đầu vào và tương tác giao diện người dùng di động, đồng thời cho phép máy học / ra quyết định dựa trên AI”.

Các yếu tố cần xem xét khi triển khai phần mềm quản lý phòng thử nghiệm

Có một số điều cần xem xét khi mua hàng tồn kho hoặc phần mềm quản lý tài sản cho phòng thử nghiệm của bạn.

Lorenz giải thích: “Tất cả các chương trình quản lý phòng thử nghiệm tốt đều tính đến ba yếu tố chính của phương pháp này là: con người, công nghệ và quy trình. Các yếu tố như tối ưu hóa cách phần mềm được sử dụng (con người), hiểu phạm vi sử dụng phần mềm đó (quy trình) và cách xác định và theo dõi các tài sản và vật tư phòng thử nghiệm (công nghệ), tất cả đều cần được xem xét liên quan đến nhu cầu của phòng thử nghiệm”.

Với nhiều lợi ích và tính năng khác nhau để lựa chọn, điều quan trọng là phải chọn một phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của phòng thử nghiệm của bạn. Đối với quản lý tài sản, Martinez khuyên những người so sánh các sản phẩm khác nhau nên tìm kiếm “sự linh hoạt để nó có thể phát triển theo nhu cầu thay đổi của công ty. Điều quan trọng nữa là phải có một giải pháp hiệu quả giữa các bộ phận và chức năng để tất cả các bộ phận đều có thể truy cập thông tin và minh bạch”.

Bà nói thêm rằng, một thách thức đối với các công ty khoa học đời sống là “tìm ra một phần mềm dành riêng cho quy trình làm việc của môi trường phòng thử nghiệm”. Morandi nói thêm rằng: ”Bạn nên bắt đầu bằng cách “xác định các yếu tố hoạt động quan trọng mà bạn muốn giải quyết bằng phần mềm quản lý tài sản. Cần xem xét loại phòng thử nghiệm, (ví dụ: GxP, loại hình nghiên cứu / khoa học đang được tiến hành, v.v.) mức độ nắm bắt khu vực so với toàn cầu, diện tích của cơ sở lắp đặt thiết bị phân tích, sự đa dạng của các nhà cung cấp thiết bị đa nhà cung cấp và phương thức, thông lượng dự kiến và mức độ quan trọng của quy trình làm việc cụ thể trong phòng thử nghiệm, tầm quan trọng của việc thu thập dữ liệu môi trường trong phòng thử nghiệm, bảo mật dữ liệu / khả năng phục hồi trên không gian mạng và quan điểm về mô hình dịch vụ / thuê ngoài, để kể tên một số”.

Tối ưu hóa phần mềm quản lý hàng tồn kho

Nếu phần mềm quản lý hàng tồn kho có vẻ phù hợp với phòng thử nghiệm của bạn, thì có nhiều cách để tối ưu hóa nền tảng phần mềm nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và tài nguyên lớn nhất. Theo Lorenz, tối ưu hóa có một thành phần quan trọng của con người. “Việc áp dụng phần mềm để giúp quản lý hàng tồn kho trong phòng thử nghiệm không chỉ là triển khai về phần mềm cụ thể; nó cũng là về giáo dục và tạo điều kiện cho nhân viên phòng thử nghiệm, để sử dụng tối đa tiềm năng phần mềm. Điều này có thể đạt được thông qua đào tạo, nhưng cũng là về quản lý thay đổi để phù hợp nhất việc sử dụng phần mềm vào văn hóa của phòng thử nghiệm”.

Theo Sheehan: “Một hệ thống được tối ưu hóa sẽ chứa dữ liệu thiết yếu, cung cấp quyền truy cập cần thiết của người dùng và đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ vùng chứa”. Ông gợi ý một số cách có thể đạt được điều này. Đầu tiên, “đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu bằng cách giảm lỗi nhập dữ liệu”. Sử dụng danh mục hồ sơ hóa học ngăn ngừa sự sao chép, giảm thiểu sai sót của con người và giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại cho người dùng của bạn.

Sheehan nói: “Thiết lập một kế hoạch quy trình để hợp lý hóa và tiêu chuẩn hóa việc quản lý hồ sơ, từ tiếp nhận đến xử lý cũng rất quan trọng. “Một giải pháp phần mềm trực quan sẽ cho phép một kế hoạch được thực hiện dễ dàng và được sử dụng thường xuyên”.

Ông cũng khuyến nghị chọn một giải pháp phần mềm “sẽ cho phép các vai trò cụ thể cho nhiệm vụ và các cấu hình cụ thể cho trang web”, người dùng có các quyền cần thiết để thực hiện các tác vụ của họ.

Cả phần mềm quản lý tài sản và hàng tồn kho đều có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các phòng thử nghiệm, đồng thời giữ cho các hoạt động hàng ngày hoạt động trơn tru. Đầu tư thời gian để phát triển quy trình thích hợp và đào tạo nhân viên phòng thử nghiệm có thể giúp tối đa hóa lợi nhuận đầu tư của bạn.

 Tiến sĩ Michelle Dotzert

Phạm Thanh Bình dịch

Nguồn: Lab Manager- Hoa Kỳ