Lãnh đạo phòng thử nghiệm theo khoa học

Kỳ 5: Gửi và nhận phản hồi

Gửi và nhận phản hồi là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ các cá nhân trong phòng thử nghiệm của bạn sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng với tư cách là một nhà lãnh đạo. Đối với họ, thông tin phản hồi sẽ giúp họ phát triển và đảm bảo những kỳ vọng của bạn được đáp ứng. Phản hồi cần phải thân mật, trên cơ sở hàng ngày, cũng như trong các cuộc họp chính thức. Đưa ra ý kiến phản hồi và giao tiếp với các nhóm một cách văn hóa và làm cho nó dễ dàng tiếp cận các thành viên trong phòng thử nghiệm hơn về những tình huống hoặc những vấn đề cụ thể giúp tránh những khó chịu bất ngờ từ các thành viên của phòng thử nghiệm.

Đưa ra phản hồi

Khi bạn cung cấp thông tin phản hồi cho những người trong phòng thử nghiệm, cố gắng:

• Chọn đúng thời điểm. Thông tin phản hồi trong thời gian căng thẳng hiếm khi mang lại hữu ích, đặc biệt là khi một trong hai bên đang tức giận, hoặc khi một người nào đó chưa sẵn sàng để nhận phản hồi.
• Hãy cụ thể và khách quan. Tập trung ý kiến của bạn vào dữ liệu, hành động, hành vi, không phải bằng cảm tính, suy đoán. Ví dụ, thay vì nói "anh không đủ tập trung trong công việc của anh" hoặc "anh dường như không quan tâm tới các thử nghiệm của mình", hãy suy nghĩ một trường hợp cụ thể mà bạn cho rằng đó là một vấn đề. "Chúng tôi thảo luận tại cuộc họp và cho rằng bạn sẽ tiến hành 3 thử nghiệm đó, tuy nhiên bạn chỉ làm 1 thử nghiệm mà thôi”.
• Củng cố niềm tin. Cung cấp thông tin phản hồi về các mục tiêu và quyết định vạch ra trước đó.
• Tránh những tuyên bố mang tính chủ quan. Ví dụ : "Tôi không thích cách mà bạn đang làm, bạn xuất hiện trong phòng thử nghiệm bất cứ khi nào bạn cảm thấy thích". Thay vì đó, bạn thử lập luận khách quan: "Rất khó khăn cho những người khác trong phòng thử nghiệm khi họ không biết được khi nào bạn đến, họ không biết biết khi nào họ có thể nói chuyện với bạn. Nhiều người phụ thuộc vào chuyên môn của bạn và cần phải biết khi nào gặp bạn".
• Trình bày mang tính xây dựng. Phản hồi cần phải được xem như là một phương pháp cải thiện chứ không phải là một bước tiến mang tính trừng phạt. Đảm bảo rằng thành viên trong phòng thí nghiệm có một kế hoạch đối phó với bất kỳ vấn đề nào và sắp xếp cách để theo dõi sự tiến bộ. Tại sao người nghiên cứu sinh đến phòng thử nghiệm vào cuối ngày và có một lịch làm việc thất thường? Cô ấy cần phải điều chỉnh thói quen hàng ngày của mình và đi ngủ sớm hơn? Cô ấy có một vấn đề với việc đến và đi từ các phòng thử nghiệm? Đề ra những cách để khắc phục những vấn đề này và thoả thuận một thời hạn để tái đánh giá các vấn đề: "Từ bây giờ tôi hy vọng bạn có mặt trong phòng thử nghiệm vào lúc 10h:00 sáng và tham dự tất cả các cuộc họp phòng thử nghiệm theo dự kiến. Nói chuyện với Dave hoặc Jane về vấn đề chung của phòng thử nghiệm. Chúng tôi có thể thảo luận thêm một lần nữa trong một tuần tới để xem cách bạn đang làm để cải thiện".
• Đảm bảo thông tin ngắn gọn, dễ hiểu. Thông tin phản hồi thường tùy thuộc vào sự hiểu sai hoặc bóp méo. Bạn có thể yêu cầu các thành viên trong phòng thử nghiệm nhắc lại những gì bạn đã nói và đánh giá của họ về những vấn đề bạn nêu ra.
• Tránh đưa ra quá nhiều phản hồi. Chọn các vấn đề ưu tiên cao nhất để thảo luận và phản hồi, hãy nhớ rằng thời gian và không gian hợp lý là cần thiết cho việc tích hợp thông tin phản hồi.

“Mặc dù tôi biết là quan trọng nhưng rất khó để cho mọi người biết khi mà ứng xử của họ không đáp ứng được mong đợi của tôi. Hiện tại tôi cảm thấy thoải mái hơn thời điểm đầu tôi mở phòng thử nghiệm. Về cơ bản, tôi đã có thể triệu tập mọi người nhanh hơn. Nếu công việc của họ không trôi chảy, hoặc những nỗ lực mà họ đang đặt vào không hiệu quả, tôi đã có thể dễ dàng hơn để nói rằng: "Điều này không  đúng, bạn phải thay đổi ngay bây giờ”.

- Charles Murry, Trường Đại học Y Washington

Tiếp nhận thông tin phản hồi

Yêu cầu mọi người trong phòng thử nghiệm của bạn cung cấp thông tin phản hồi về các vấn đề cụ thể bằng cách đặt câu hỏi trong các cuộc họp phòng thử nghiệm hoặc từng cuộc họp theo lịch trình. Gặp cấp trên của bạn một cách thường xuyên và ăn trưa với các đồng nghiệp cấp cao để có cơ hội tìm hiểu xem họ nghĩ thế nào về tiến độ công việc của bạn và liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không?. (Nếu họ đã không chú ý đến công việc của bạn, cuộc trò chuyện này sẽ thúc đẩy họ chú ý). Nhưng hãy nhớ rằng, để có được ý kiến và gợi ý ​​trung thực, bạn phải sẵn sàng chấp nhận và tiếp thu chúng. Nếu bạn phản ứng một cách giận dữ hay phòng thủ, những người trong phòng thử nghiệm của bạn và các đồng nghiệp khác sẽ không muốn tham gia góp ý với bạn. Khi bạn đang nghe một nhận xét, cố gắng hiểu những gì người khác đang nói. Nếu có điều gì đó không rõ ràng, yêu cầu làm rõ. Nếu các thông tin phản hồi mang tính tiêu cực, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những gì bạn nghe, ngay cả khi bạn không đồng tình. Những hành vi nào có thể gây ra những nhận thức này? Có gì thay đổi, nếu có, bạn cần phải làm gì?

Nguồn: Quỹ Burroughs Wellcome và Viện y khoa Howard Hughes

(Bản quyền được bảo hộ)